Biała lista podatników VAT. Sprawdź konto przed przelewem, by nie stracić kosztów

Zanim zlecisz przelew za dużą fakturę, sprawdź dostawcę na białej liście podatników VAT. To publiczny wykaz, w którym bezpłatnie zobaczysz, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT i czy numer konta z faktury należy do niej. Dla małej firmy to nie formalność. Od tego zależy, czy wydatek wejdzie w koszty i czy urząd nie zażąda od ciebie VAT, którego nie zapłacił sprzedawca.

Od jakiej kwoty musisz sprawdzać kontrahenta

Próg jest jeden: 15 000 zł. Dotyczy transakcji z inną firmą, której jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę płatności. Taką transakcję opłacasz przez rachunek płatniczy, a nie gotówką. Jeśli sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, od 1 stycznia 2020 r. pieniądze powinny trafić na konto, które ma na białej liście.

Liczy się wartość całej transakcji, a nie pojedynczego przelewu. Gdy umowę powyżej progu opłacasz w ratach, każda rata idzie na konto z wykazu, nawet jeśli sama jest niższa niż 15 000 zł.

Najważniejszy szczegół dotyczy daty. Decyduje stan wykazu w dniu, w którym zlecasz przelew. Nie ma znaczenia, kiedy bank obciąży twoje konto ani kiedy pieniądze dotrą do sprzedawcy. Jeśli zlecasz płatność w piątek, a bank wykona ją w poniedziałek, sprawdzasz listę w piątek.

W praktyce najprościej przyjąć zasadę: kontrahenta sprawdzasz przy każdym przelewie powyżej progu, a nie raz, przy podpisaniu umowy. Dostawca może zmienić bank, a urząd może go wykreślić z rejestru VAT.

Gdy sprzedawca nie jest czynnym podatnikiem VAT, na przykład korzysta ze zwolnienia, sankcje za konto spoza wykazu cię nie dotyczą. Zapłata gotówką odbiera jednak prawo do kosztów także wtedy.

Co ci grozi za przelew na konto spoza wykazu

Sankcje są dwie. Pierwsza dotyczy podatku dochodowego. Jeśli zapłacisz na rachunek spoza białej listy, nie zaliczysz wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Gdy już go tam wpisałeś, musisz zmniejszyć koszty albo, jeśli to niemożliwe, zwiększyć przychody w miesiącu, w którym zleciłeś przelew. Tak samo jest w podatku CIT.

Druga sankcja dotyczy VAT. Odpowiadasz solidarnie ze sprzedawcą, całym swoim majątkiem, za jego zaległości w VAT. Oznacza to, że jeśli dostawca nie rozliczy podatku, urząd może upomnieć się o niego u ciebie. Ta odpowiedzialność obejmuje tylko część VAT przypadającą na płatność przelaną na konto spoza wykazu.

Przykład: firma kupuje sprzęt od czynnego podatnika VAT za kwotę powyżej 15 000 zł i płaci w dwóch ratach, każdej poniżej progu. Pierwszą przelewa na rachunek, który w dniu zlecenia był w wykazie. Przed drugą dostawca prosi o wpłatę na nowe konto, którego na liście jeszcze nie ma, a księgowa tego nie sprawdza. Skutki dotyczą wyłącznie drugiej raty. Tej kwoty firma nie wliczy do kosztów i za tę część może odpowiadać za VAT dostawcy. Pierwsza rata jest bezpieczna.

Kto jest na białej liście i czy twoja firma też musi

W wykazie są firmy zarejestrowane jako czynni albo zwolnieni podatnicy VAT, także te przywrócone do rejestru. Są w nim również podmioty, którym urząd skarbowy odmówił rejestracji albo które wykreślił z rejestru VAT.

Nie składasz żadnego zgłoszenia, żeby się tam znaleźć. Szef Krajowej Administracji Skarbowej pobiera dane z rejestrów publicznych, więc twoja firma trafia do wykazu sama.

Numery firmowych kont, czyli rachunków rozliczeniowych, trafiają do wykazu, gdy zgłosisz je do urzędu skarbowego albo w CEIDG, a bank potwierdzi je w STIR. To system, przez który banki przekazują skarbówce dane o rachunkach. U podmiotu, któremu urząd odmówił rejestracji albo którego wykreślił z rejestru VAT, numeru konta nie zobaczysz.

Uwaga: w wykazie nie pojawi się prywatny rachunek osobisty (ROR), nawet jeśli przedsiębiorca używa go w firmie. Jeśli jednoosobowa firma podaje na fakturze swoje prywatne konto, nie zobaczysz go na liście, a przelew powyżej progu na to konto naraża cię na sankcje.

Jak sprawdzić kontrahenta krok po kroku

Wyszukiwarka jest bezpłatna i nie wymaga logowania.

1. Otwórz wyszukiwarkę Wykazu podatników VAT.
2. Wpisz numer rachunku bankowego z faktury, NIP, REGON albo nazwę podmiotu. Najpewniej szukać po numerze konta, bo od razu widzisz, do kogo należy. Przedsiębiorcę z CEIDG wyszukasz, wpisując jego imię i nazwisko w polu „nazwa podmiotu”.
3. Wskaż dzień, na który mają być pokazane dane. Przy płatności wybierz dzień zlecenia przelewu.
4. Kliknij „Szukaj” i sprawdź status: czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT i czy numer konta z faktury jest na jego liście rachunków.
5. Zapisz lub wydrukuj potwierdzenie wyszukiwania, zanim zlecisz przelew.

Dane możesz sprawdzić także wstecz, na wybrany dzień z okresu 5 lat poprzedzających rok sprawdzenia. Przyda się to przy kontroli albo gdy chcesz ustalić, czy dawny przelew był bezpieczny.

Wykaz jest aktualizowany raz na dobę w dni robocze. Jeśli dostawca mówi, że właśnie zgłosił nowe konto, może ono pojawić się dopiero po najbliższej aktualizacji. Z powodu aktualizacji codziennie między 22:00 a północą wyszukiwarka może działać z przerwami, więc przelewy zlecane wieczorem sprawdzaj wcześniej.

Jak udokumentować, że sprawdziłeś kontrahenta

Samo sprawdzenie nie wystarczy, jeśli nie możesz go później wykazać. Po wyszukaniu dostajesz potwierdzenie danych z unikalnym identyfikatorem wyszukiwania. Wykaz pokazuje też datę i godzinę weryfikacji, a dane z dnia zlecenia przelewu możesz zapisać elektronicznie lub wydrukować.

Zadbaj o to, żeby przy każdej płatności powyżej progu w dokumentacji było:

• potwierdzenie wyszukiwania z unikalnym identyfikatorem,
• data i godzina weryfikacji zgodna z dniem zlecenia przelewu,
• numer konta widoczny w wykazie, ten sam co w poleceniu przelewu,
• powiązanie z konkretną fakturą, np. plik zapisany przy jej skanie.

Przechowuj potwierdzenia razem z fakturami. Przy kontroli to one pokażą, że w dniu zlecenia przelewu rachunek był w wykazie.

Co zrobić, gdy konta nie ma na liście

Częsty błąd: sprawdzanie wykazu w innym dniu niż dzień zlecenia przelewu. Księgowa weryfikuje kontrahenta przy księgowaniu faktury, a przelew zleca kilka dni później. Jeśli w międzyczasie konto zniknęło z listy, wcześniejsze potwierdzenie nic nie daje.

Gdy przed płatnością widzisz, że numeru z faktury nie ma w wykazie, nie zakładaj, że to tylko opóźnienie aktualizacji. Masz dwie bezpieczne drogi. Możesz poprosić dostawcę o numer konta, które jest na białej liście, i zapłacić na nie. Przy fakturze z VAT możesz też zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności, czyli split payment, w którym kwota VAT trafia na osobny rachunek VAT sprzedawcy. Taka zapłata chroni przed obiema sankcjami, nawet jeśli konta nie ma w wykazie.

Jeśli musisz zapłacić na konto spoza listy albo przelew już poszedł, złóż zawiadomienie ZAW-NR przy pierwszej zapłacie na to konto. Kierujesz je do swojego urzędu skarbowego, czyli właściwego dla firmy, która zapłaciła, a nie dla dostawcy. Masz na to 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Złożone w terminie zawiadomienie pozwala zaliczyć wydatek do kosztów i uwalnia cię od odpowiedzialności solidarnej za VAT dostawcy.

W zawiadomieniu podajesz swoje dane, dane wystawcy z faktury, numer konta, na które zapłaciłeś, kwotę przelewu i dzień jego zlecenia. Formularz ZAW-NR złożysz także elektronicznie przez podatki.gov.pl.

Gdy to twoje dane w wykazie są błędne

Bywa odwrotnie: to kontrahent nie chce zapłacić, bo nie widzi twojego konta. Sposób aktualizacji zależy od formy firmy. Spółka z KRS zgłasza zmienione numery rachunków w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8, spółka cywilna na NIP-2, a jednoosobowa firma przez CEIDG.

Jeśli zgłoszone konto firmowe wciąż nie pojawia się w wykazie, odczekaj najbliższą aktualizację w dzień roboczy, a potem zapytaj w banku, czy przekazał rachunek do STIR. Bez potwierdzenia w STIR numer nie trafi na listę.

Gdy w wykazie są inne dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, złóż do naczelnika urzędu skarbowego wniosek z uzasadnieniem o ich usunięcie lub sprostowanie. Ta droga dotyczy danych innych niż osobowe. Opisz, co jest błędne i jak powinno wyglądać, a do czasu poprawki informuj kontrahentów, że mogą zapłacić w split payment.